Um porta-voz inexperiente é uma bomba-relógio para a marca. O porta-voz é a voz e a personificação da marca, do governo, da organização. É importante que ele seja treinado, preparado e tenha amplo conhecimento do negócio, da empresa e dos principais programas de um governo. As pessoas-chave da organização devem entender como desempenhar o seu papel no fortalecimento da reputação e estar prontas para o que a responsabilidade do cargo pode trazer. O porta-voz é a "cara" da organização na opinião pública. Receber e atender bem a mídia, fornecer informações relevantes e ser transparente deveriam ser atividades incorporadas à gestão moderna e responsável. Isso constrói credibilidade.

Nessa linha da importância do porta voz, a consultora de comunicação Amy-Louise Tracey, em artigo publicado no ano passado no site cnw.newswire, reproduzido também no site PR Daily, enumera os sete passos cruciais para a formação de um bom porta-voz.

“Quando se trata de melhores práticas para relações com a mídia, considere estas sete dicas:

1. Prepare-se com antecedência

Se você for escolhido como a fonte, em um comunicado de imprensa, comece por saber que as informações foram divulgadas e que você, agora, precisa chegar com as respostas a todas as perguntas possíveis dos jornalistas.

Este papel muitas vezes leva a questionamentos para saber quem são os especialistas dentro da organização. Por isso, é importante ter uma lista de nomes para dar aos repórteres. Se você está buscando respostas a uma pauta, você deve conhecer as rotinas e horários do seu porta-voz e arranjar um meio para controlar as chamadas recebidas.

Além disso, forneça um "clipping da mídia" - um documento curto, mas detalhado, que inclui a data, a hora, o local, as informações de chamada, o nome do repórter, as fotos e os meios de comunicação social, além dos links para artigos anteriores sobre questões semelhantes e compartilhar isso tudo.

2. Seja profissional

Especialistas que falam em nome da organização – da liderança num projeto a cientistas e executivos sêniores - devem estar preparados para qualquer coisa. Devem treinar e  praticar as respostas (Q & A), antes do tempo pode ajudar com isso.

Devem aprender a trabalhar com confiança; evitar uma pausa inábil, além de saber o que fazer com as mãos, enquanto fala. Os porta-vozes devem garantir que todas as respostas pareçam naturais e publicáveis.

3. Estar disponível

Verifique se os contatos listados no comunicado de imprensa estão disponíveis para receber chamadas. Isso soa óbvio, mas é um erro comum.

Os membros da equipe de RP geralmente estão muito ocupados em dias de anúncio de uma grande notícia e desempenham um número variado de papéis relacionados ao lançamento. Eles podem não estar verificando os telefones continuamente.

Reserve o tempo nos horários de vários especialistas antes do dia do anúncio para garantir sua disponibilidade.

Seu CEO ou chefe de desenvolvimento de produto pode não ver uma entrevista com um repórter local com o mesmo nível de prioridade que você faz, por isso seria bom agir com antecedência para conquistar esse executivo.

4. Reforçar a sua mensagem

Brad Phillips, autor do livro "The Media Training Bible", diz que a mensagem de uma organização é o ponto mais importante a enfatizar. Anote três mensagens-chave ou pontos de conversação para ajudar os executivos a permanecer com o foco no recado que gostariam de dar, durante as entrevistas.

Sem repetir as mesmas palavras, incentive seus porta-vozes a reforçar a mensagem e incluir um ponto chave em cada resposta.

5. Fale a linguagem coloquial

Se você oferecer a seus stakeholders o que parece ser uma resposta superior e intelectual, provavelmente só vai criar confusão. Se os seus porta-vozes não entendem a mensagem, não podem transmiti-la com precisão - e os jornalistas também não irão "repassá-la".

Pense em tornar a sua história fácil para outra pessoa para ela contar novamente. Cortar o jargão jurídico e da indústria, e, no lugar disso, falar em linguagem clara e simples.

6. Nunca minta

Os jornalistas são especialistas na detecção de mentiras. Eles provavelmente farão pesquisa a fundo em uma história que envolve a verificação do fato (apurado) e conversas com outras pessoas. Eles certamente vão descobrir se as declarações não batem.

Se a organização está em meio a uma crise ou escândalo, uma maneira segura de exacerbar a questão é orientar o porta-voz a mentir descaradamente ou conscientemente enganar um repórter ou jornalista. Este é frequentemente o trabalho de um porta-voz em pânico. O resumo de mídia que você prepara deve conter mensagens para ajudar os seus porta-vozes a fazerem perguntas desagradáveis com linguagem que demonstra a disposição da sua marca de compartilhar informações quando mais se sabe.

7. Saiba quando calar a boca

Depois de colocar sua posição, pare de falar. Tentar responder demais a uma pergunta pode ser tão desagradável quanto não ter respondido nada. Low profile em certos momentos é uma estratégia que deve ser considerada."

Artigo publicado no site Marketing Profs, entitulado How to Become a Great Media Spokesperson, alerta que usar a frase "sem comentários" (para fugir da resposta ou do jornalista) é a pior coisa que você pode fazer como um porta-voz. Em vez disso, responda com: "Não sou a pessoa certa para fornecer essa informação"; ou "Não tenho a liberdade de falar sobre o assunto neste momento".

Amy-Louise Tracey é consultora de comunicação da empresa de PR Canada NewsWire. O artigo foi originalmente publicado no site cnw.newswire e no site PR Daily, com adaptações.