Apresentações em PowerPoint (PWP) podem ser um problema, desde que você não saiba como utilizá-lo corretamente. Fundos escuros, poluídos demais, textos longos e cansativos, que mal dão para ler, aborrecem plateias e complicam a apresentação. Parece simples, mas um excelente conteúdo pode se perder nos labirintos do PowerPoint.

Aulas, palestras, apresentações para autoridades podem ser comprometidos por apresentações ruins. O site Mr.Media Training abordou o tema em recente post, defendendo a aplicação da técnica dos “4S”, que consiste no uso das expressões inglesas Set it up, show it, set it up, and supplement it.  O que significa essa técnica? Vejamos o que Brad Phillips, do Mr. Media Training, recomenda:

“A maioria dos apresentadores apresentam os slides da mesma maneira. O instrutor projeta as informações contidas em um slide, clica para o próximo slide, e fala sobre o novo slide, muitas vezes fazendo literalmente uma leitura para o público. Essa abordagem é problemática por várias razões.

“Primeiro, os apresentadores não dão à audiência, a qualquer momento, uma informação nova, obrigando a plateia escolher entre absorver o material constante no slide ou a ouvir o orador.

“Segundo, a audiência pode ler cinco vezes mais rápido do que o apresentador pode falar, o que significa que os membros da audiência andam sempre à frente do apresentador. Eles não precisam do apresentador para ler os slides literalmente.

“Terceiro, clicando para o próximo slide, antes de introduzi-lo,  a audiência pode concluir que o orador precisa ver o próximo slide do PWP a fim de lembrar o que vem a seguir em sua própria apresentação.”

O autor sugere que há uma maneira melhor de apresentar cada novo slide do PWP, que ele chama de a abordagem "4S". Vejamos as recomendações:

1. Contextualize o slide

Antes de clicar para o próximo slide, o palestrante deve contextualizá-lo, pela introdução do conceito referente a esse slide que será apresentado. Por exemplo, você pode dizer:

       "Agora que você já ouviu falar sobre o nosso plano para economizar centenas de milhares de dólares em custos de transporte no próximo ano, eu gostaria de falar com você sobre algo interessante que podemos fazer com todo esse dinheiro extra."

2. Mostre o slide

Clique para o próximo slide somente depois que você terminar essa primeira exposição.

3. Pare de falar

Este é o passo mais difícil para a maioria dos apresentadores. Depois que você clicou para o próximo slide, não fale por alguns momentos. Dê tempo ao seu público para assimilar a nova informação, antes de continuar a falar. Se você continuar falando, antes que eles tenham a chance de entender plenamente seu slide, eles não vão te ouvir de jeito nenhum. Um estudo, citado no livro The Definitive Book of Body Language, (ainda sem tradução em português), descobriu que, quando há uma batalha entre o olho e o ouvido, o olho ganha em 70 por cento das vezes.

A maioria dos oradores se sente desconfortável com o silêncio. Por isso, começam a falar de novo muito rapidamente. Lute contra essa tentação. Você vai saber quando é hora de voltar a falar quando os olhos na sala saírem da tela e retornarem para você.

4. Complete o slide

De modo geral, você atribui pouco valor para o seu público quando apenas lê o slide para ele. Os membros da audiência já os leem por si mesmos. Você agrega valor à apresentação, ajudando os assistentes a entender o que eles acabaram de ver. Você pode fazer isso adicionando contexto, resumindo mensagens-chave, ou usando o slide como um salto fora do enfoque oral, para melhorar o entendimento.

Por exemplo, digamos que você clique para o próximo slide, que diz:

"Nosso novo plano de transporte vai economizar 425.000 dólares no ano fiscal de 2013."   Em vez de ler que para o público, você pode dizer: "Então, o que vamos fazer com esse ganho inesperado? Propomos utilizá-lo de três maneiras diferentes. Elas são ... "

O autor deixa uma última recomendação: antes de sua próxima apresentação, lembre-se de usar o sistema 4S, quando mostrar cada slide novo do PWP. Contextualize o slide, mostre, configure o conteúdo e o complete.”

Erros mais comuns

O autor parece ter implicândia, realmente, com o PWP. Tanto aqueles que apresentam 100 slides em 20 minutos, quanto com os que apresentam fontes microscópicas que mal se consegue ler. Sem falar na pirotecnia do PWP com movimentos e sons que mais parecem um show de rock. Para isso, Brad Philips fez um outro artigo com recomendações para evitar alguns erros muito comuns de forma a transformar o PWP numa ferramenta que agregue valor à apresentação e não o contrário. Ele aponta erros que considera comuns:

1. Apresentação com muitos slides

Quantos slides seriam apropriados para uma apresentação em PWP? Depende da apresentação, do tema. Algumas palestras ou aulas demandam muitos slides, mas é preciso tempo para apresentá-los. Enquanto outros preparam um slide por minuto. A desvantagem é que, premido pelo tempo, o apresentador corre para mostrar aquele enorme conteúdo. Cansa a plateia e ninguém aproveita. Geralmente são apresentações mal avaliadas.

A recomendação é um slide a cada três minutos pelo menos. Outro problema, que alertamos em outro post neste site, quando falamos sobre o PWP (O Powerpoint pode nos tornar estúpidos): o palestrante, o professor – não a apresentação em PWP – deveria ser a estrela do show. Os slides não deveriam contar à audiência nova informação, a não ser para reforçar as mensagens-chave. Elimine o slide se ele não ajuda a reforçar um ponto crítico do tema.

2. Muitas palavras

Não é raro um apresentador trazer 100 palavras em cada slide. Se ele falar num auditório tipo salão de baile, ninguém atrás da primeira fila poderá ler seus slides. A audiência inteira irá apertar os olhos e tentar ler seus textos. Ao tentar, toda a atenção se dispersa e ninguém ouve o palestrante.

Em geral, procure utilizar não mais do que três ou quatro palavras por linha e não mais do que três linhas por slide. Admite-se até cinco linhas no máximo. O slide do PWP não pode ser como algo para levar para casa, sem explicação. Se o slide faz algum sentido sozinho, descontextualizado da apresentação, sem seu comentário verbal, provavelmente ele carrega muita informação e pode ser dispensado por estar desconectado da mensagem geral.

2. Animações inúteis

A Microsoft não inventou o PWP porque ela achou que os apresentadores deveriam usar todos os modelos de animação. Não foi por isso. Vejamos o que Robert Gaskins, especialista da Microsoft, que inventou o PWP, diz a respeito: “Apesar dos vistosos efeitos gráficos, tão facilmente produzidos por meio de aplicações modernas de apresentação, a maior parte das apresentações em PWP atuais deveria retornar aos formatos quase iguais ao das antigas transparências.

Ele está certo, diz o autor. Animações e gráficos podem ser usados se eles servirem para um propósito específicos que ajude a audiência a reter sua principal mensagem. Mas 99% do tempo que o autor viu o uso de animação, elas não fizeram isso.

4. Poucos gráficos

Já foi mencionado aqui que os slides devem reforçar suas mensagens; efeitos visuais (como, por exemplo, gráficos simples, gráficos em forma de pizza e fotos) são uma opção terrível para conseguir isso, ou seja, não ajudam no reforço da imagem. Não se deve encher a apresentação com gráficos. Melhor permanecer atento ao balanço entre palavras e gráficos. Veja uma apresentação de PWP. Quando você percorre os slides pesados de texto, pergunte a você mesmo se há um ângulo melhor para fazer o mesmo ponto através de imagens.

5. Visuais complicados

As três mensagens-chave de um bom gráfico são: simplifique, simplifique, simplifique. Tudo no slide deve ser bem visível até a última fileira. Assim, omitir pequenos textos e incluir somente as partes mais essenciais. Daí porque o leiaute é fundamental. Fundos claros, com letras pretas ou azuis funcionam melhor e fontes não serifadas. Arial e calibri são boas fontes para o PWP.

Já se tornou célebre, nos EUA, o uso de um PWP militar, que foi questionado por um general comandante das tropas no Afeganistão. Todo o dia a gente vê slides semelhantes aos apresentados ao general. Para prevenir a audiência de olhar o slide em lugar de ouvir o palestrante, deve-se dar um tempo à plateia, pelo menos dez segundos, para entender o conteúdo do slide. Então,  o palestrante continua. O tempo da apresentação, portanto, deve levar em conta todos esses fatores. Mas não há dúvidas de que mais importante do que a apresentação da parte teórica de um Media Training ou de uma palestra, o que importa é a relevância do conteúdo e a performance do palestrante. Se ele não se comunica, pode a apresentação ser uma maravilha. A exposição não atingirá os objetivos.

Outras informações sobre o tema

14 dicas para construir uma boa apresentação em Power Point